Forretningsorden for Broholmerselskabets bestyrelse
Indhold:
1. Formål
2. Kommunikation
3. Bestyrelsen
4. Bestyrelsesmøder
5. Samarbejdsform i bestyrelse og udvalg
6. Opgavebeskrivelse for aktivitetskredsene
7. Broholmerselskabets udvalg
8. Nye medlemmer
9. Deltagelse i arrangementer
10. Personfølsomme oplysninger
11. Ikrafttræden
1. Formål
Formålet er at beskrive rammerne for den til enhver tid siddende bestyrelses arbejde med Broholmerracen, herunder beskrivelse af de opgaver bestyrelsen har pålagt udvalgene at arbejde med samt rammerne for opgavernes udførelse og udvalgenes beføjelser.
2. Kommunikation
Der lægges vægt på åben, direkte og ærlig kommunikation. Der skal være respekt for, og anerkendelse af forskellige holdninger, og det tilstræbes at individuelle meninger og konstruktiv kritik kan indgå på en opbyggelig måde i det samlede arbejde for broholmerracen.
Mellem bestyrelsesmøderne kommunikerer bestyrelsens medlemmer indbyrdes på mail og/eller telefon. Henvendelse fra medlemmer af selskabet skal indsendes skriftlig til behandling på et bestyrelsesmøde. Ved presserende sager påhviler det formanden at sørge for, at hele bestyrelsen er orienteret og har udtalt sig, før der træffes beslutninger.
3. Bestyrelsen
Bestyrelsen er Broholmerselskabets øverste ledelse mellem generalforsamlingerne.
Formand:
• Formanden tegner Broholmerselskabet, og har den øverste daglige ledelse af Broholmerselskabets arbejde.
•Formanden modtager Broholmerselskabets korrespondance, hvor andet ikke er fastlagt.
• Formanden drager omsorg for udførelse af trufne beslutninger, herunder beslutninger truffet af tidligere bestyrelser.
Næstformand:
•Næstformanden varetager som formandens stedfortræder dennes funktion ved forfald eller fravær.
Kasserer:
• Kassereren er ansvarlig for klubbens regnskab overfor generalforsamlingen.
• Kassereren udarbejder i samarbejde med bestyrelsen et budget og foretager løbende opfølgning på dette.
• Kassereren har pligt til sammen med bestyrelsen at fastlægge procedurer for afregning.
Sekretær:
• Sekretæren er ansvarlig for referater fra bestyrelsesmøder.
• Sekretæren varetager den del af korrespondancen, der ikke direkte bør udføres af formanden eller andre bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer. Der sendes kopi til øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer:
• Resterende opgaver vedrørende Broholmerselskabets drift kan fordeles blandt bestyrelsesmedlemmerne.
Suppleanter:
• De på generalforsamlingen valgte suppleanter indtræder i bestyrelsen, hvis et eller flere af bestyrelsens medlemmer har længere tids forfald.
•Ved indtræden i bestyrelsen, er valgperioden kun frem til næste ordinære generalforsamling.
• Suppleanterne inviteres med til ordinære bestyrelsesmøder, og deltager aktivt i bestyrelsesarbejdet, dog uden stemmeret.
Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt, relativt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget.
4. Bestyrelsesmøder
•Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når dette er nødvendigt, eller når det begæres af mindst to medlemmer af bestyrelsen.
•Der afholdes mindst 4 møder pr. år. En del af disse kan afholdes virtuelt.
•Der indkaldes til bestyrelsesmøde med mindst 14 dages varsel.
•Punkter til dagsorden skal være fremsendt senest 10 dage før mødet.
• Alle medlemmer har mulighed for at ønske sager behandlet af bestyrelsen. Sådanne ønsker fremsendes skriftligt til formanden senest 14 dage før bestyrelsesmødet.
• Den endelige dagsorden udsendes til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter senest 7 dage før mødet finder sted.
• På bestyrelsesmødet udarbejdes et beslutningsreferat, der ved mødets afslutning godkendes af mødedeltagerne. Herefter udarbejdes et mere uddybende referat, der lægges på Broholmerselskabets hjemmeside senest 14 dage efter bestyrelsesmødet.
• Referatet udsendes til udvalg og kredsformænd inden offentliggørelse.
• Interne drøftelser i bestyrelsen er fortrolige. Dette gælder også efter udtræden af bestyrelsen.
5. Samarbejdsform i bestyrelse og udvalg
• Alt bestyrelses- og udvalgsarbejde er frivilligt og ydes uden vederlag. Dokumenterede udgifter i forbindelse med bestyrelses- og udvalgsarbejde godtgøres efter gældende regler.
• Ved møder i bestyrelsen modtager bestyrelsens medlemmer (samt evt. andre indkaldte) kørepenge i henhold til statens høje takst. Sker transporten ved offentlig transport, refunderes omkostningerne ved fremvisning af dokumentation for afholdte udgifter.
• Der meldes tilbage til bestyrelse eller udvalg, når en opgave er udført.
• Har man påtaget sig en opgave, der ikke kan udføres / fuldføres, meddeles dette snarest til den øvrige bestyrelse, med henblik på at en anden kan overtage opgaven.
• Alle data, der har relevans for Broholmerselskabet og er indhentet af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, er Broholmerselskabets ejendom, og skal arkiveres på OneDrive.
• Når et bestyrelses- eller udvalgsmedlem forlader sin post, skal denne sørge for at alle data og effekter (fysiske og digitale), der vedrører Broholmerselskabet, bliver overdraget til formanden hurtigst muligt og senest 8 dage efter pågældende har forladt sin post. Samtidig slettes alle data som vedrører Broholmerselskabet på pågældendes egen computer.
• Bestyrelses- og udvalgsmedlemmer orienterer sig i mails - og svarer - mindst hver anden dag. Er man på grund af ferie eller andet ikke i stand til dette, meddeles dette til bestyrelse eller udvalg. Svar og kommentarer til mails sendes cc til alle sagen vedkommende.
• Mailkorrespondance foretages udelukkende fra den af Broholmerselskabets tildelte mailadresse. Dette med henblik på at fremstå som en samlet, troværdig enhed og for at sikre, at væsentlige data opbevares sikkert. Når et bestyrelses- eller udvalgsmedlem udtræder fra sin post, nedlægges den pågældendes broholmermail adresse.
• Selskabets arkiv opbevares i Netto Lager, Odense. Kasserer og næstformand har koden.
6. Opgavebeskrivelse for aktivitetskredsene
• Aktivitetskredsene arbejder for Broholmerselskabets og kredsens medlemmer. Aktivitetskredsene er selvsupplerende og konstituerer sig selv. Kredsformanden er ansvarlig for samarbejdet i kredsen, og koordinerer aktiviteterne i samarbejde med kredsens øvrige medlemmer.
• Kredsformandens kontakt er bestyrelsen.
• Kredsformanden er ansvarlig for vedligeholdelse af kredsens Facebook gruppe, samt hurtigst muligt i kalenderen på Broholmerselskabets hjemmeside.
• Der afholdes minimum ét møde årligt i kredsene. I forbindelse med planlagte møder refunderes udgifterne efter samme regler som for bestyrelsens møder.
• Bestyrelsen afsætter hvert år et beløb til afholdelse af arrangementer i kredsene. Hvis aktivitetskredsen i løbet af året ønsker at afholde aktiviteter, der ikke kan dækkes af budgettet, skal kredsen skriftligt søge bestyrelsen om bevilling til dækning af disse meromkostninger. Aktivitetskredsene kan rekvirere aconto beløb fra selskabets kasserer til større arrangementer, herunder skuer og udstillinger. I disse tilfælde aflægges regnskab senest fire uger efter det enkelte arrangement er afsluttet, og eventuelt overskud tilbageføres samtidigt til Broholmerselskabet.
7. Broholmerselskabets udvalg
• Bestyrelsen kan løbende nedsætte udvalg til at forestå og varetage bestemte opgaver i Broholmerselskabet. Alle udvalg refererer til bestyrelsen. Det er bestyrelsens ansvar at det enkelte udvalgs kompetenceområder er klart definerede. Alle udvalg skal have en bestyrelsesrepræsentant, som ikke nødvendigvis er aktivt deltagende i udvalget.
• Udvalgene konstituerer sig selv med minimum en tovholder. Konstitueringen skal godkendes af bestyrelsen.
• Udvalgene kan ikke træffe endelige beslutninger, men kan indstille til en beslutning i bestyrelsen.
• Alle udvalg udarbejder en årlig skriftlig beskrivelse af udvalgets arbejde, der sendes til bestyrelsen med henblik på godkendelse.
• Udvalgene samarbejder i relevant omfang med foreningens internationale søsterforeninger for at sikre Broholmerracens interesser bedst muligt i ind- og udland.
• Avlsrådet er, sammen med bestyrelsen, Broholmerselskabets kompetence i spørgsmål vedrørende sundhed, avl og mentalitet.
• Avlsrådet arbejder ud fra DKK´s og Broholmerselskabets gældende avlsrestriktioner og avlsanbefalinger, herunder Racespecifik Avls Strategi (RAS, godkendt 26/3-19).
• Avlsrådet rådgiver ud fra hundeejernes ønske og på baggrund af de foreliggende sundhedsoplysninger inkl. AD- og HD- status, andre røntgenresultater, hundens mentalbeskrivelse, udstillingsresultater og eksteriørbeskrivelse.
• Avlsrådet registrerer og uploader tilsendte og indhentede hundedata og øvrige oplysninger vedrørende hundene i relevante arkiver og elektroniske hundemapper.
• Avlsrådet opdaterer avlshundeliste, avlshundekatalog samt parringsliste, og videresender løbende diverse oplysninger og samtykkeerklæringer til registrering i Broholmerselskabets database.
8. Nye medlemmer
• Nye medlemmer af Broholmerselskabet modtager en velkomstmail efter indmeldelse i selskabet med login-oplysninger til Broholmerselskabets hjemmeside.
9. Deltagelse i arrangementer
• Ved udstillinger arrangeret af specialklubber under DKK med Broholmerselskabet som arrangør eller medarrangør, kan alle Broholmere med FCI-stambog deltage.
• Ved skuer arrangeret af Broholmerselskabet, kan alle Broholmere med FCI-stambog deltage.
• Ved skuer og udstillinger følges DKK´s regler på området.
• Ved kredsarrangementer af anden art, herunder gåture og foredrag, kan alle medlemmer af Broholmerselskabet deltage. Ikke-medlemmer af Broholmerselskabet kan deltage afhængig af arrangementets karakter, og evt. mod deltagerbetaling.
• Betaling for deltagelse ved skuer og udstillinger afholdt af Broholmerselskabet, følger DKK´s regler på området.
• Bestyrelsen er ansvarlig for den årlige udstilling på Broholm, der normalt finder sted d. 4. weekend i august måned.
• Bestyrelsen nedsætter et udvalg, der tager sig af den praktiske afholdelse af Broholmudstillingen samt øvrige udstillinger, der arrangeres af Broholmerselskabet.
• Udvalget står for planlægning, opsætning, afholdelse og oprydning.
• Mindst ét medlem af udvalget skal være medlem af bestyrelsen.
• Detaljer for afholdelse af udstillingen på Broholm, kan læses i udstillingsmanualen, der er i den udstiliingsansvarliges besiddelse, samt på Broholmerselskabets på OneDrive.
10. Personfølsomme oplysninger
• Medlemmer af bestyrelse, udvalg og kredse skal overholde den til en hver tid gældende privatlivspolitik i Broholmerselskabet.
• Ved udtræden af udvalg, bestyrelse eller kredse skal alle kopier af database og/eller medlemslister slettes og evt. papirer skal overdrages til formanden.
11. Ikrafttræden
Vedtaget af Broholmerselskabets bestyrelse d. 19. februar 2025, og opdateret på Broholmerselskabets hjemmeside d. 20. februar 2025.
